Anregung für Auszeichnungen
Wie könnten wir den Prozess zur Auszeichnung mit Orden & Ehrenzeichen smarter und transparenter machen?
Zusammenarbeit von
Hintergrund & Herausforderung
Bürger:innen können herausragende Personen für eine Auszeichnung mit Orden oder Ehrenzeichen vorschlagen. Aktuell besteht die Möglichkeit, eine Anregung per Brief, E-Mail oder Online-PDF-Formular bei einer Regierungsstelle einzureichen.
Der Evaluierungsprozess in der Sachbearbeitung wird zwar durch eine Datenbank unterstützt, ist aber dennoch sehr analog, papierbasiert und mit vielen repetitiven, stark manuellen und operativen Arbeitsschritten verbunden.
Zielgruppe & Lösung
Die Lösung soll als Anlaufstelle für alle Bürger:innen dienen, die eine Heldin oder einen Helden für einen Orden oder ein Ehrenzeichen vorschlagen möchten. Dafür wurde ein Online-Formular entwickelt als einen volldigitalen, modernen und nutzerfreundlichen Weg zur Anregung von Personen - nahbar, emotional und freundlich.
Darüber hinaus ist eine digitale Vision einer kollaborativen Plattform zur Bearbeitung und Evaluierung von Anregungen für Sachbearbeitende in den verschiedenen Verwaltungsebenen entstanden. Diese beinhaltet eine übersichtliche Startseite zur Verwaltung der Aufgaben, die Möglichkeit der Verwaltung von Stammdaten, sowie einen Kollaborations- und Kommunikationsbereich.
Methodiken & Vorgehen
Tiefeninterviews mit Sachbearbeitenden.
BPMN (Business Process Model & Notation) Modellierung zur Erfassung des gesamten Prozesses der Orden & Ehrenzeichen.
Fortsetzung mit User Maps – Wendepunkt, da hierüber eine Fokussierung auf die Nutzenden möglich war.
Ergänzung mit User Flow Prinzip – zur Fokussierung auf die kollaborative Arbeitsplattform für die Sachbearbeitenden (User Flow).
User Tests mit Sachbearbeitenden und Bürger:innen.
Erkenntnisse & Benefits
Der Prozess ist um einiges komplexer als erwartet, weswegen zielgerichtet eine Teillösung entwickelt wurde.
Weniger ist mehr – auch im Bereich der digitalen Verwaltung.
Ein digitales Produkt für Sachbearbeitende ist nur end-to-end ganzheitlich digital zu denken und zu gestalten.
Das Problem anzugehen, ohne es bis ins Detail zu kennen, hilft aufgeschlossener gegenüber der möglichen Lösung zu sein.
